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Le client dit qu'il n'a pas reçu la facture : comment prouver le dépôt ?

Comment nous avons vérifié : nous avons posé cette question à des moteurs de recherche le 11/11/2026. Les réponses citaient des cabinets d'avocats et des sociétés d'affacturage en France. Aucune page ne parlait d'un négoce marocain qui livre avec ses propres livreurs. Cette page est écrite pour lui.

Chaque phrase du client a sa pièce

Le client dit	La pièce qui répond
« On n'a jamais reçu votre facture »Il conteste le dépôt	La décharge : copie de la facture avec le cachet du client et la date de dépôtAu guichet, au moment du dépôt
« On n'a pas reçu la marchandise »Il conteste la livraison	Le BL signé et tamponné, avec le nom de la personne qui a reçu et la dateChez le client, avant que le livreur reparte
« Il manque le bon de commande »Il conteste la conformité	Le numéro de BC du client, recopié sur la factureAvant de faire la facture
« On vous a déjà répondu »Il conteste le suivi	Vos relances datées : message, date, réponseÀ chaque relance

Si le client dit « facture pas reçue »

1. Retrouvez la décharge. Sans elle, le client peut vous demander de redéposer, et l'attente recommence.
2. Envoyez-la par écrit (e-mail ou WhatsApp) avec la facture et le BL signé, dans le même message.
3. Demandez une date de paiement, pas un accusé de réception.
4. Si la décharge est perdue : redéposez la facture aujourd'hui et gardez la nouvelle décharge en photo avant de quitter le guichet.

Pour la relance elle-même : modèle de relance WhatsApp gratuit, en français ou en arabe.

Si le client dit « marchandise pas reçue »

1. Envoyez la photo du BL signé et tamponné, avec la date et le nom de la personne qui a reçu.
2. Si le BL est revenu sans cachet ou sans nom, demandez au client de le compléter maintenant, tant que la livraison est récente.
3. Si le BL n'est jamais revenu, appelez le livreur le jour même. Une semaine plus tard, personne ne se souvient.

Où ça casse le plus souvent

• Le coursier dépose la facture mais ne rapporte pas la décharge, ou la rapporte sans cachet.
• Le BL revient au bureau plusieurs jours après la livraison, ou reste dans le camion.
• La facture part sans le numéro de BC et le service comptable du client la met de côté sans prévenir.
• Les pièces existent, mais personne ne les retrouve : décharge dans un classeur, BL dans un autre, photo sur le téléphone du livreur.

Trois façons de s'organiser

Un classeur par client. Facture, BL signé et décharge agrafés ensemble. Gratuit et sûr tant que le volume est petit et qu'une seule personne le tient. Moins pratique quand il faut envoyer la preuve au client à distance.

Un groupe WhatsApp par livreur ou coursier. Chacun envoie la photo du BL ou de la décharge. Rapide et déjà installé sur tous les téléphones. Les photos se perdent dans le fil et on ne voit pas ce qui manque.

Un outil qui range les preuves par facture. C'est ce que fait Fatorati : le livreur prend le BL en photo et coche signature et cachet, le coursier photographie la décharge, le bureau voit ce qui manque le jour même, et le client reçoit un lien avec la facture, le BL et la preuve de dépôt. Choisissez-le si vous déposez beaucoup de factures ou si plusieurs livreurs rentrent chaque jour. Gardez le classeur si vous déposez quelques factures par mois.

Questions fréquentes

Une photo de la décharge vaut-elle l'original ?
Gardez toujours l'original papier. La photo sert à répondre vite et à retrouver la pièce. En cas de litige sérieux, demandez conseil à votre avocat ou à votre comptable.

Un BL signé sans cachet suffit-il ?
Beaucoup de services comptables demandent la signature et le cachet. Le plus sûr est de ne pas laisser repartir le livreur sans les deux.

Je fais mes factures sur Excel ou Sage. Je dois changer de logiciel ?
Non. Gardez votre logiciel pour faire les BL et les factures. Il faut seulement que les preuves reviennent vite et soient retrouvées en une minute.

Page écrite par l'équipe Fatorati, novembre 2026.